Informationen für Lieferanten: Elektronische Rechnungsbearbeitung und zentraler Rechnungsempfang
Die Stadt Laichingen stellt die Weichen für eine moderne, digitale Verwaltung. Um eine zügige und fehlerfreie Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu gewährleisten, bieten wir Ihnen verschiedene Übermittlungswege an.
Bitte beachten Sie bei der Rechnungsstellung die nachfolgenden Vorgaben, zulässigen Formate und Einreichungskanäle.
1. Einreichungskanäle im Überblick
Wählen Sie für die Übermittlung Ihrer Rechnung einen der folgenden Kanäle:
Variante A: Elektronische E-Rechnung über Service-BW (Bevorzugt)
Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags können Sie uns strukturierte E-Rechnungen digital übermitteln.
· Plattform: [Service-BW E-Rechnung] https://www.service-bw.de/erechnung
· Verbindliche Leitweg-ID: 08425071-A7030-23 (Pflichtangabe auf der E-Rechnung)
Variante B: Zentraler E-Mail-Empfang (PDF-Format)
Sollten Sie noch keine E-Rechnung im strukturierten XML-Format senden können, akzeptieren wir Ihre Rechnung vorerst weiterhin als klassische PDF-Datei per E-Mail.
· E-Mail-Adresse: rechnungen(at)laichingen.de
· Hinweis: Dieses Postfach ist ausschließlich für den Rechnungseingang bestimmt.
Variante C: Rechnungen in Papierform
Papierrechnungen werden bis auf Weiteres entgegengenommen. Senden Sie diese bitte zentral an:
· Adresse: Stadtverwaltung Laichingen, Finanzverwaltung, Bahnhofstraße 26, 89150 Laichingen
2. Akzeptierte technische E-Rechnungsformate
Für die Übermittlung über das Service-BW-Portal (Variante A) akzeptiert die Stadt Laichingen E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Wir unterstützen die zwei folgenden Standardformate:
· XRechnung: Reines XML-Datenformat (semantisches Datenmodell)
· ZUGFeRD: Hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten), Wichtig: Akzeptiert ab Version 2.0 (Profil „MINIMUM“ ausgenommen). Das Profil muss XRechnung-kompatibel sein.
3. Rechtliche Rahmenbedingungen & Pflichtangaben
Um eine reibungslose Zahlungsabwicklung und den uneingeschränkten Vorsteuerabzug zu sichern, müssen alle Rechnungen zwingend die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG erfüllen.
Achten Sie bei der Erstellung insbesondere auf:
· Die korrekte Angabe der städtischen Leitweg-ID (bei XRechnung / ZUGFeRD)
· Vollständige Namen und Anschriften der Leistungs- und Rechnungsempfänger
· Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
· Das Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer
· Die genaue Leistungsbeschreibung, den Leistungszeitraum und die aufgeschlüsselten Steuersätze
Rechnungen, die diese Kriterien nicht erfüllen oder an unvollständige Adressen gesendet werden, können systemseitig nicht verarbeitet werden und müssen zur Korrektur zurückgewiesen werden.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung bei der Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse!